폴더를 나눠 활용하면,
정보를 최적으로 전달합니다.
Monoshiri AI에서는 부서, 팀, 용도별로 독립된 폴더를 만들 수 있습니다. 관리 화면은 물론 LINE에서도 AI에게 질문할 수 있습니다. 필요한 사람에게 필요한 정보만 전달하는 것. 그것이 안전하고 효율적인 정보 활용의 형태입니다.
폴더란
폴더란 문서를 모아서 관리하는 그릇입니다. 부서나 프로젝트별로 폴더를 나누면 정보 접근을 제어하면서 AI가 최적의 답변을 제공합니다.
목적별로 폴더 분류
고객 지원용, 연수용, 영업용 등 목적별로 폴더를 생성합니다. 정보를 정리하고 필요한 사람에게 필요한 정보만 전달합니다.
접근 권한으로 정보 보호
폴더별로 접근할 수 있는 멤버를 제한합니다. 고객 문의 데이터, 계약서, 경영 자료 등 기밀 정보가 팀 외부로 유출되는 것을 방지합니다.
팀의 역량 극대화
베테랑의 암묵지를 폴더에 축적합니다. 신입 사원도 AI에게 질문하기만 하면 팀 전체의 지식 수준이 향상됩니다.
폴더 설계 예시
하나의 기업 계정 내에서 목적별로 폴더를 생성합니다. 팀별로 볼 수 있는 정보를 제어할 수 있습니다.
FAQ, 대응 이력, 매뉴얼
지원팀사내 규정, 업무 절차서, 연수 자료
전 직원제안서, 성공 사례, 경쟁 분석
영업부계약서, 법령 자료, 가이드라인
법무부API 사양서, 설계서, 장애 보고서
개발팀의사록, 경영 계획, 재무 보고서
경영진만폴더 분리의 장점
각 폴더는 독립되어 있어 영업부가 고객 지원의 문의 데이터를 볼 수 없습니다. 마찬가지로 경영 자료는 경영진 이외에는 접근할 수 없습니다. 이를 통해 정보 보안을 유지하면서 각 팀이 필요한 정보에만 집중할 수 있습니다.
활용 사례
실제 비즈니스 현장에서의 활용 방법을 자세히 소개합니다.
문의 대응 이력을 팀 내부에서만 관리
과제
고객 문의 대응은 속인화되기 쉽습니다. 베테랑의 대응 노하우가 공유되지 않아 신입은 같은 질문에 반복적으로 당황합니다. 그렇다고 고객 문의 내용을 전사적으로 공유할 수는 없습니다.
해결책
고객 지원 전용 폴더를 생성하고 과거 문의 대응 이력과 FAQ를 등록합니다. 지원팀만 접근할 수 있어 고객 개인정보나 문의 내용이 다른 부서에 유출되지 않습니다. 새로운 문의가 들어오면 AI가 과거 유사 대응을 순식간에 검색하여 적절한 답변 방법을 제안합니다. LINE에서도 검색할 수 있어 외출 중에도 빠르게 대응할 수 있습니다.
등록할 문서 예시
도입 효과
연수 자료와 사내 규정을 '무엇이든 물어볼 수 있는 선배'로
과제
신입 사원은 업무가 있을 때마다 선배에게 질문하지만 묻는 쪽도 받는 쪽도 부담이 큽니다. 사내 규정이나 매뉴얼은 있지만 어디에 무엇이 적혀 있는지 몰라 결국 '누군가에게 묻는' 것이 일상화됩니다.
해결책
신입 연수 폴더에 사내 규정, 업무 매뉴얼, 연수 자료를 일괄 등록합니다. '경비 정산 신청 방법은?', '연차 신청 절차는?' 등 신입이 일상적으로 가지는 의문에 AI가 즉시 답변합니다. LINE에서도 질문할 수 있어 스마트폰 하나로 '무엇이든 물어볼 수 있는 선배'를 얻을 수 있습니다.
등록할 문서 예시
도입 효과
제안서와 성공 사례에서 최적의 정보를 순식간에 추출
과제
영업 담당자가 제안서를 작성할 때 과거 성공 사례나 유사 안건 자료를 찾는 데 시간이 걸립니다. 파일 서버를 뒤져도 결국 찾지 못해 처음부터 다시 만드는 경우도 있습니다.
해결책
영업팀용 폴더에 과거 제안서, 성공 사례, 경쟁 분석 자료를 등록합니다. '금융업계 대상 DX 제안 사례는?'이라고 물어보기만 하면 AI가 관련 과거 자료를 선별해 줍니다.
등록할 문서 예시
도입 효과
계약서와 법령 정보를 법무팀 내에서 안전하게 관리
과제
계약서 검토나 법령 대응에서 과거 유사 계약이나 판례를 찾는 데 시간이 걸립니다. 또한 계약서에는 기밀 정보가 포함되어 있어 전사적으로 공유할 수 없습니다.
해결책
법무팀 전용 폴더에 계약서 템플릿, 과거 계약 검토 기록, 법령 자료를 등록합니다. 법무 멤버만 접근할 수 있으며, '업무 위탁 계약의 주의점은?' 등의 질문에 AI가 과거 지식을 기반으로 답변합니다.
등록할 문서 예시
도입 효과
기술 문서와 장애 대응을 폴더에 집약
과제
기술 사양서나 설계서가 산재해 있어 장애 발생 시 과거 대응 절차를 찾는 데 시간이 걸립니다. 퇴직자가 가진 암묵지가 사라지는 리스크도 있습니다.
해결책
개발팀용 폴더에 API 사양서, 설계서, 장애 대응 보고서를 등록합니다. '프로덕션 DB 연결 에러 시 대응 절차는?'이라고 물어보면 AI가 과거 장애 대응에서 최적의 절차를 안내합니다.
등록할 문서 예시
도입 효과
경영 자료와 의사록을 경영진만 접근할 수 있는 환경으로
과제
경영 회의 의사록이나 재무 자료, 인사 평가 데이터 등 경영진만 열람해야 하는 기밀 정보가 있습니다. 이를 안전하게 관리하면서 필요할 때 빠르게 참조하고 싶은 니즈가 있습니다.
해결책
경영진 전용 폴더에 이사회 의사록, 경영 계획서, 재무 보고서를 등록합니다. 경영 멤버만 접근할 수 있으며, '전기 매출 추이와 금기 목표는?'이라는 질문에 AI가 정확하게 답변합니다.
등록할 문서 예시
도입 효과
활용 가능성은 무한대
여기서 소개한 활용 사례는 극히 일부에 불과합니다. 제조업의 품질 매뉴얼, 요식업의 위생 관리 기준, 전문직 사무소의 판례집 등 모든 업종과 업무에 대응할 수 있습니다. 관리 화면에서도 LINE에서도 검색할 수 있어 장소에 구애받지 않고 정보를 활용할 수 있습니다. 먼저 폴더 하나부터 시작하여 그 효과를 체험해 보세요.
기능 보기조직과 팀의 '지식 파트너', 오늘부터 시작하시겠습니까?
무료 플랜으로 먼저 부담 없이 체험해 보세요.
월 50회 무료 / 신용카드 불필요