業界別の
社内ナレッジベースAI活用事例
「ものしりAI」では、部署やチーム、用途ごとに独立したフォルダを作成できます。管理画面からはもちろん、LINEからもAIに聞ける。必要な人に、必要な情報だけを届ける。それが、安全で効率的な情報活用の形です。
フォルダとは
フォルダとは、ドキュメントをまとめて管理する入れ物です。部署やプロジェクトごとにフォルダを分けることで、情報へのアクセスをコントロールしながら、AIが最適な回答を提供します。
目的別にフォルダを分ける
カスタマーサポート用、研修用、営業用など、目的別にフォルダを作成。情報を整理し、必要な人に必要な情報だけを届けます。
アクセス権で情報を守る
フォルダごとにアクセスできるメンバーを制限。お客様の問い合わせデータ、契約書、経営資料など、機密情報がチーム外に漏れることを防ぎます。
チームの力を最大化する
ベテランの暗黙知をフォルダに蓄積。新人もAIに質問するだけで、チーム全体の知識レベルが底上げされます。
フォルダ設計の例
1つの企業アカウント内で、目的別にフォルダを作成。チームごとに見える情報を制御できます。
FAQ、対応履歴、マニュアル
サポートチーム社内規程、業務手順書、研修資料
全社員提案書、成功事例、競合分析
営業部契約書、法令資料、ガイドライン
法務部API仕様書、設計書、障害レポート
開発チーム議事録、経営計画、財務レポート
経営層のみフォルダ分離のメリット
各フォルダは独立しているため、カスタマーサポートの問い合わせデータを営業部が見ることはできません。同様に、経営資料は経営層以外にはアクセスできません。これにより、情報のセキュリティを保ちながら、各チームが必要な情報にだけ集中できます。
活用事例
実際のビジネスシーンでの活用方法を詳しくご紹介します。
お問い合わせ対応履歴をチーム内だけに閉じる
課題
お客様からの問い合わせ対応は属人化しがちです。ベテランの対応ノウハウが共有されず、新人は同じ質問に何度も戸惑います。かといって、お客様の問い合わせ内容は社内全体に共有すべきではありません。
解決策
カスタマーサポート専用のフォルダを作成し、過去の問い合わせ対応履歴やFAQを登録。サポートチームだけがアクセスできるため、お客様の個人情報や問い合わせ内容は他部署に漏れません。新しい問い合わせが来たら、AIが過去の類似対応を瞬時に検索し、適切な回答方法を提案します。LINEからも検索できるため、外出先でも素早く対応できます。
登録するドキュメント例
導入効果
研修資料・社内規程をまとめて「何でも聞ける先輩」に
課題
新入社員は業務のたびに先輩に質問しますが、質問する側もされる側も負担が大きい。社内規程やマニュアルはあるものの、どこに何が書いてあるか分からず、結局「誰かに聞く」が常態化します。
解決策
新人研修用のフォルダに社内規程、業務マニュアル、研修資料をまとめて登録。「経費精算の申請方法は?」「有給の申請手順は?」など、新人が日常的に抱く疑問にAIが即座に回答します。LINEからも質問できるため、スマホひとつで「何でも聞ける先輩」が手に入ります。
登録するドキュメント例
導入効果
提案書・成功事例から最適な情報を瞬時に引き出す
課題
営業担当者が提案書を作成する際、過去の成功事例や類似案件の資料を探すのに時間がかかります。ファイルサーバー内を探し回り、結局見つからず一から作り直すことも。
解決策
営業チーム用のフォルダに過去の提案書や成功事例、競合分析資料を登録。「金融業界向けのDX提案事例は?」と聞くだけで、関連する過去資料をAIがピックアップします。
登録するドキュメント例
導入効果
契約書・法令情報を法務チーム内で安全に管理
課題
契約書のレビューや法令対応で、過去の類似契約や判例を探すのに時間がかかります。また、契約書には機密情報が含まれるため、社内全体に共有することはできません。
解決策
法務チーム専用のフォルダに契約書テンプレート、過去の契約レビュー記録、法令資料を登録。法務メンバーだけがアクセスでき、「業務委託契約の注意点は?」などの質問にAIが過去の知見をもとに回答します。
登録するドキュメント例
導入効果
技術ドキュメント・障害対応をフォルダに集約
課題
技術仕様書や設計書が散在し、障害発生時に過去の対応手順を探すのに時間がかかります。また、退職者の持つ暗黙知が失われるリスクもあります。
解決策
開発チーム用のフォルダにAPI仕様書、設計書、障害対応レポートを登録。「本番DBの接続エラー時の対応手順は?」と聞けば、AIが過去の障害対応から最適な手順を案内します。
登録するドキュメント例
導入効果
経営資料・議事録を経営層だけがアクセスできる環境に
課題
経営会議の議事録や財務資料、人事評価データなど、経営層のみが閲覧すべき機密情報があります。これらを安全に管理しながら、必要なときに素早く参照したいニーズがあります。
解決策
経営層専用のフォルダに取締役会議事録、経営計画書、財務レポートを登録。経営メンバーだけがアクセスでき、「前期の売上推移と今期の目標は?」といった質問にAIが的確に回答します。
登録するドキュメント例
導入効果
活用の可能性は無限大
ここでご紹介した活用事例はほんの一例です。製造業の品質マニュアル、飲食業の衛生管理基準、士業事務所の判例集など、あらゆる業種・業務に対応できます。管理画面からもLINEからも検索でき、場所を選ばず情報を活用できます。まずは1つのフォルダから始めて、その効果を体験してください。
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