일본 AI 사업자 가이드라인 대응과 사내 AI 이용 규정 만드는 법 (2026년판)

"우리도 부서에서 ChatGPT를 쓰게 하고 있는데, 규정 없이 이대로 괜찮을까."

일본에서는 2025년에 AI 추진법이 전면 시행되었고, 2026년 3월에는 AI 사업자 가이드라인이 제1.2판으로 개정되었습니다. 뉴스로 접하기는 해도, 자사가 무엇을 해야 하는지는 알기 어려운 부분입니다.

이 글에서는 일본의 법제도를 대상으로, 공표된 1차 정보를 중심으로 정리해 "법령과 가이드라인이 중소기업에 실제로 요구하는 것"부터 사내 AI 이용 규정에 담아 두고 싶은 항목까지를 구체적으로 다룹니다. 한국의 AI 기본법 등 국내 제도와는 별개의 이야기이므로, 일본 법인이나 일본 거래처를 둔 사업에서 참고해 주시기 바랍니다.

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이 글에서 알 수 있는 것

• 일본 AI 추진법과 AI 사업자 가이드라인의 차이, 그리고 각각의 구속력
• ChatGPT를 쓰고 있을 뿐인 회사도 "AI 이용자"에 해당한다는 점
• 일본 AI 추진법 자체에는 벌칙이 규정되어 있지 않은데도 지금 사내 규정을 정비해 두어야 하는 이유
• 사내 AI 이용 규정에 담아야 할 10개 항목
• 사내 문서를 AI에 읽힐 때 추가로 정해 두어야 할 것

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먼저 전제: 법률과 가이드라인은 별개다

AI 관련 화제는 "법 규제"로 한데 묶이기 쉽지만, 일본에서는 성격이 다른 두 가지가 나란히 놓여 있습니다.

일본 AI 추진법(정식 명칭: 人工知能関連技術の研究開発及び活用の推進に関する法律)

2025년 6월 4일에 공포되어 같은 해 9월 1일에 전면 시행된 일본의 법률입니다. 명칭 그대로 연구개발과 활용을 "추진"하는 것이 목적이며, 사업자를 단속하는 규제법이 아닙니다.

민간기업과 직접 관련되는 것은 제7조(활용사업자의 책무)입니다. AI를 사업활동에 활용하려는 자를 "활용사업자"로 규정하고, 기본이념에 따라 적극적으로 활용에 힘쓸 것, 그리고 국가와 지방공공단체의 시책에 협력할 것을 정하고 있습니다.

조문에는 벌칙·벌금·징역·과태료와 같은 규정이 놓여 있지 않습니다. 다만 제16조에서, 국가가 권리이익의 침해가 발생한 사안을 분석하고 그 결과에 근거해 활용사업자 등에 대해 지도, 조언, 정보 제공, 그 밖의 필요한 조치를 강구한다고 정하고 있습니다. 벌칙으로 단속하는 것이 아니라, 국가가 사안을 분석하고 그 결과를 토대로 지도·조언이나 정보 제공을 한다는 설계입니다. 특정 기업에 보고를 요구하거나 현장 검사를 실시하는 권한을 정한 조문은 아닙니다.

AI 사업자 가이드라인 제1.2판(AI事業者ガイドライン)

일본 총무성과 경제산업성이 2026년 3월 31일에 공표한 문서입니다. 2024년 4월의 제1.0판, 2025년 3월의 제1.1판에 이은 개정에 해당합니다.

가이드라인 자체가, 세세한 행위 의무를 부과하는 룰 기반의 규제는 혁신을 저해할 수 있다고 밝힌 뒤 "비구속적인 소프트로를 통해 목적 달성으로 이끄는 골 기반의 사고방식"으로 작성했다고 서술하고 있습니다. 즉 가이드라인을 따르지 않은 것 자체가 곧바로 위법이 되는 것은 아니며, 사업자가 자율적으로 참조해야 할 일본 국내의 표준적인 지침으로 자리매김하고 있습니다. 다만 가이드라인에 적힌 사항 중에는 개인정보의 취급처럼 기존 법령에 근거를 두는 것도 포함되어 있습니다. 가이드라인이 비구속적이라는 것과, 근거가 되는 법령을 지킬 의무가 있다는 것은 별개로 이해해야 합니다.

대책의 정도를 리스크의 크기에 맞추는 "리스크 기반 접근"을 채택하고 있으며, 기술 동향에 따라 갱신되는 "Living Document"로 규정된 점도 특징입니다.

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외부 AI 서비스를 쓰고 있는 회사는 "AI 이용자"에 해당한다

일본 AI 사업자 가이드라인은 AI의 사업활동을 담당하는 주체를 세 가지로 나눕니다.

주체	정의
AI 개발자	AI 시스템을 개발하는 사업자(AI를 연구개발하는 사업자를 포함)
AI 제공자	AI 시스템을 애플리케이션, 제품, 기존 시스템, 비즈니스 프로세스 등에 탑재한 서비스로 제공하는 사업자
AI 이용자	사업활동에서 AI 시스템 또는 AI 서비스를 이용하는 사업자

※ 정의는 AI 사업자 가이드라인(제1.2판) 본편에서 인용.

주목할 점은 "AI 이용자" 정의의 넓이입니다. AI를 자체 개발하지 않았더라도 ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini와 같은 외부 서비스를 업무에 쓰고 있다면, 가이드라인이 정의하는 "AI 이용자"에 해당한다고 볼 수 있습니다.

나아가 사내용으로 AI 챗봇을 구축해 임직원이나 고객이 쓰게 하고 있다면, AI 제공자로서의 측면도 갖게 됩니다. "우리는 개발 회사가 아니니 상관없다"로는 정리되지 않는다는 것이 가이드라인의 구성입니다.

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일본 AI 추진법 자체에는 벌칙이 없는데, 왜 지금 규정을 정비하나

일본 AI 추진법 자체에 벌칙이 규정되어 있지 않은 것은 사실입니다. 다만 AI를 어떻게 쓰느냐에 따라 기존 법령에 저촉되는 장면이 생긴다는 점은 달라지지 않습니다. 생성형 AI에 개인데이터를 입력하는 행위는 일본 개인정보보호법상의 이용 목적이나 안전관리조치, 위탁처 감독의 문제가 되며, 거래처로부터 받은 비밀정보를 외부 서비스에 붙여넣으면 비밀유지계약 위반이나 일본 부정경쟁방지법상의 문제가 될 수 있습니다. "일본 AI 추진법 자체에는 벌칙이 규정되어 있지 않다"는 것과 "AI를 쓰는 방식에 법령 리스크가 없다"는 것은 별개로 이해해야 합니다.

그 위에서, 사내 규정 정비를 미루지 말아야 할 이유는 법령 리스크 외에도 있습니다.

거래처가 물어보기 시작했다

대기업이나 관공서의 조달에서는, 위탁처 보안 점검표에 AI 이용 현황을 묻는 항목이 추가되고 있습니다. "생성형 AI에 귀사의 기밀정보를 입력하고 있지 않은가", "사내 규정은 있는가"라는 질문을 받았을 때, 규정의 이름과 최종 개정일을 답할 수 있는지에 따라 이야기의 진행이 달라집니다.

품의가 통과되기 쉬워진다

사내 AI 도구의 도입은 경영진 입장에서는 정보 유출 리스크를 들여오는 것으로 보입니다. 이용 규정이 먼저 있으면, 품의서에 "규정의 범위 안에서 쓴다"는 설명을 담을 수 있습니다. 품의를 짜는 방법은 정보시스템 담당자가 사내 AI 도구 품의를 통과시키기 위한 체크리스트에 정리했습니다.

사고가 났을 때 설명할 수 있다

잘못된 출력을 그대로 고객에게 전달했다, 기밀정보를 외부 서비스에 붙여넣었다. 이런 사고가 났을 때, 규정이 있는 회사는 "규정을 벗어난 개별 사안"으로 대응할 수 있습니다. 규정이 없는 회사는 회사 차원에서 관리하지 않았다는 평가를 받습니다. 차이가 나는 것은 평시가 아니라 유사시입니다.

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가이드라인이 "AI 이용자"에게 요구하는 것

제1.2판 제5부에는 AI 이용자에게 중요한 사항이 제시되어 있습니다. 요약하면 다음과 같습니다.

• 안전을 고려한 적정 이용 — 제공자가 정한 이용상의 유의점을 지키고, 제공자가 설계에서 상정한 범위 안에서 쓴다. 상정대로 작동하고 있는지 확인한다. 출력의 정확도와 리스크의 정도를 이해한 뒤에 이용한다
• 입력 데이터와 프롬프트의 편향에 대한 배려 — 공정성이 담보된 데이터를 입력하고, 출력을 사업에 쓰는 판단은 책임을 지고 한다
• 개인정보의 부적절한 입력과 프라이버시 침해에 대한 대책 — 개인정보를 부적절하게 입력하지 않도록 주의를 기울이고, 프라이버시 침해에 대해 수시로 정보를 수집해 방지를 검토한다
• 보안 대책의 실시 — 제공자가 제시하는 보안상의 유의점을 지키고, 기밀정보를 부적절하게 입력하지 않도록 주의를 기울인다
• 관련 이해관계자에 대한 정보 제공과 설명 — 출력 결과를 사업 판단에 활용했을 때는 합리적인 범위에서 정보를 제공한다. 특정 개인이나 집단의 평가에 AI의 출력을 참고하는 경우에는 AI를 이용하고 있다는 사실을 통지하고, 요구에 따라 설명 책임을 다한다
• 제공된 문서의 활용과 약관의 준수 — 서비스의 문서를 적절히 보관·활용하고, 서비스 약관을 지킨다

추상도는 높지만, 뒤집어 보면 "입력해도 되는 것과 안 되는 것", "출력을 어떻게 다룰 것인가", "어느 서비스의 약관을 읽었는가"를 사내에서 정해 기록해 두는 것이 대응의 출발점이 됩니다.

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사내 AI 이용 규정에 담아야 할 10개 항목

이상을 토대로, 사내 규정의 항목으로 검토할 만한 것을 꼽습니다. 망라적인 목록이 아니므로, 자사의 사업 내용에 맞추어 과부족을 조정해 주십시오. 분량보다도 정한 내용을 한 장으로 다 읽을 수 있게 하는 것을 우선하면 오래 지속됩니다.

• 1. 적용 범위 — 대상이 되는 임직원(정규직·업무위탁·아르바이트를 포함할지)과 대상이 되는 AI 서비스의 범위
• 2. 이용해도 되는 서비스 목록 — 회사가 계약·승인한 서비스를 열거한다. 개인 계정으로의 업무 이용을 인정할지를 명기한다
• 3. 입력해서는 안 되는 정보 — 개인정보, 고객으로부터 받은 정보, 미공개 재무정보, 소스코드, 거래처와의 비밀유지계약 대상 등을 구체적인 예로 제시한다
• 4. 학습 이용 가능 여부의 확인 — 입력 데이터가 모델 학습에 쓰이지 않는 설정·계약으로 되어 있는지를 서비스마다 확인해 기록한다
• 5. 출력의 검증 책임 — 생성물을 그대로 외부에 내보내지 않는다. 누가 확인할지를 정한다
• 6. 생성물의 권리·표시 취급 — 고객 납품물에 AI 생성물을 포함할 경우의 사내 기준과, 명시가 필요한 장면
• 7. AI를 썼다는 사실을 상대에게 알리는 장면 — 채용 전형이나 평가 등 특정 개인의 평가에 AI의 출력을 참고하는 경우의 통지와 설명 방법
• 8. 로그의 보전 — 누가 언제 무엇을 물었는지를 언제까지, 누가 볼 수 있는 형태로 남길 것인가
• 9. 사고 발생 시의 연락 경로 — 잘못된 입력이나 잘못된 출력의 사용을 알아차린 임직원이 누구에게 몇 분 이내에 보고할 것인가
• 10. 재검토 주기와 책임자 — 반기마다 등 주기를 정하고, 담당 부서와 결재자를 명기한다

모두를 한 번에 만들 필요는 없습니다. 3번과 8번만이라도 문서화해 두면, 외부의 문의에는 상당히 답할 수 있게 됩니다.

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사내 문서를 AI에 읽힐 때 추가로 정할 것

생성형 AI에 질문만 하던 단계에서, 사내 문서를 AI에 읽혀 답하게 하는 단계로 나아가면 논점이 하나 늘어납니다. 회사의 자산인 문서 그 자체를 어디에 넘기는가 하는 문제입니다.

어떤 데이터가 어디로 보내지는가

이용 중인 서비스가 업로드한 문서를 어느 클라우드의 어느 리전에 보관하는지 확인합니다. 해외 리전인 경우, 데이터의 국경 간 이전에 대해 거래처로부터 설명을 요구받는 일이 있습니다.

권한이 분리되어 있는가

인사평가나 노무, 경영회의 자료처럼 전 직원이 봐도 되는 것은 아닌 문서가 있습니다. AI에 읽힌 순간 모두가 질문할 수 있게 되면, 기존의 접근 권한이 사실상 무효가 됩니다. 문서를 두는 장소마다 열람할 수 있는 사람을 제어할 수 있는지 확인해 주십시오. 인사 문서를 다룰 때의 주의점은 인사·노무 문의를 AI로 줄이는 방법에서도 다루고 있습니다.

로그가 남는가

체크리스트 8번과 같은 논점입니다. 무엇을 질문받았는지가 남지 않는 구조에서는, 사고가 났을 때 범위를 특정할 수 없습니다.

AI 학습에 쓰이지 않는가

입력한 사내 문서가 모델 학습에 쓰이지 않는다는 점이 계약 또는 사양으로 명시되어 있는지 확인합니다.

(참고) 당사 서비스의 대응

저희가 제공하는 "ものしりAI"에서는 데이터를 일본 국내의 데이터센터에 보관하고, 저장 시·통신 시 모두 암호화하고 있습니다. 조직별로 데이터를 분리해 관리하며, 다른 조직의 데이터를 참조할 수 없는 설계입니다. 폴더 단위로 열람할 수 있는 사람을 제어할 수도 있습니다(전 요금제 공통). 맡겨 주신 자료를 당사 및 당사가 이용하는 기반 모델 제공 사업자가 AI 학습에 사용하는 일은 없습니다. 자세한 내용은 보안 페이지에 기재하고 있습니다. 요금과 기능은 요금제에서 확인하실 수 있습니다.

다만 이것들은 서비스 측의 사양이며, 도입한다고 해서 AI 사업자 가이드라인 대응이나 법령 준수가 완료되는 것은 아닙니다. 입력해도 되는 정보의 범위나 출력의 검증 체계는 각 회사에서 정하셔야 합니다.

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제1.2판에서 늘어난 논점: AI 에이전트

제1.2판에서는 AI 에이전트가 용어로 정의되었습니다. AI 사업자 가이드라인(제1.2판) 본편에서는 "특정 목표를 달성하기 위해 환경을 감지하고 자율적으로 행동하는 AI 시스템"으로 되어 있습니다. 여기서의 자율은 고도의 자율 상태만을 가리키는 것이 아니라, 어느 정도의 자율성을 가진 것도 포함한다고 주석되어 있습니다.

질문에 답하기만 하는 AI와 달리, 에이전트는 외부 시스템을 조작합니다. 사람이 하나씩 승인하지 않은 채 처리가 연쇄되기 때문에, 여기서부터는 가이드라인의 기술에서 벗어나 일반적인 실무상의 대책으로서, 사내 규정의 관점에서 다음 두 가지를 먼저 정해 두기를 권합니다.

• 권한을 좁힌다 — 에이전트에 넘기는 계정의 권한을 목적에 필요한 최소한으로 제한한다
• 이력을 추적할 수 있게 한다 — 어떤 판단으로 어떤 조작을 했는지를 나중에 추적할 수 있는 상태로 두고, 정기적으로 확인한다

아직 에이전트를 본격적으로 도입하지 않은 회사라도, 승인을 끼워 넣는 공정을 정해 두는 것은 헛되지 않습니다.

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진행 방법: 3단계

1단계: 현황을 한 장으로 써낸다(1주일)

누가 어떤 AI 서비스를 무엇에 쓰고 있는지를 파악합니다. 개인 계정으로의 이용이 발견되는 경우가 많으므로, 탓하지 말고 실태를 모으는 것을 우선합니다.

2단계: 금지 사항만 먼저 정한다(2주일)

체크리스트 3번과 2번만 먼저 사내에 알립니다. 완벽한 규정을 기다리기보다, 입력해서는 안 되는 정보를 빨리 전달하는 편이 효과가 있습니다.

3단계: 규정으로 문서화한다(1~2개월)

10개 항목을 채우고, 책임자와 재검토 주기를 정해 사내 규정으로 만듭니다. 기존 정보보안 규정에 장을 추가하는 형태여도 무방합니다.

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정리

• 일본 AI 추진법은 추진형 법률로, 활용사업자의 책무(제7조)에 벌칙은 놓여 있지 않다. 다만 국가가 지도·조언을 하는 규정은 있다
• 일본 AI 사업자 가이드라인 제1.2판은 2026년 3월 31일 공표된 비구속적인 소프트로. 지키지 않아도 곧바로 위법은 아니지만, 일본 국내의 표준적인 지침으로 참조된다
• 외부 AI 서비스를 업무에 쓰고 있는 것만으로도 "AI 이용자"에 해당한다. 개발하지 않았다는 것은 대상 제외의 이유가 되지 않는다
• 일본 AI 추진법 자체에는 벌칙이 없지만, 일본 개인정보보호법이나 비밀유지계약 같은 기존 법령·계약은 종래대로 적용된다. 정비할 이유는 거기에 더해 거래처의 질문, 품의, 사고 시의 설명 책임에도 있다
• 입력해서는 안 되는 정보와 로그 보전, 이 두 가지를 먼저 정하는 것만으로도 실무상의 효과는 크다
• 사내 문서를 AI에 읽히는 단계에서는 보관 리전·권한 분리·로그·학습 이용의 네 가지를 확인한다

본 기사에 대하여 본 기사는 공표된 일본의 법령 및 가이드라인의 내용을 편집부가 정리한 것이며, 법률 자문이 아닙니다. 관계되는 법령·가이드라인의 내용을 망라하는 것도 아닙니다. 기재 내용 및 본 기사에 기재한 당사 서비스의 사양은 2026년 9월 5일 시점의 정보에 근거합니다. 자사의 사업 내용이나 거래 조건에 따라 요구되는 대응은 달라지므로, 최종적인 판단은 고문 변호사 등 전문가에게 확인해 주시기 바랍니다.

참조한 1차 정보

• 일본 AI 추진법(人工知能関連技術の研究開発及び活用の推進に関する法律, 令和七年法律第五十三号): e-Gov 법령검색
• 일본 AI 추진법에 관한 정보: 일본 내각부(内閣府)
• AI 사업자 가이드라인(제1.2판) 본편(AI事業者ガイドライン 第1.2版 本編) 2026년 3월 31일, 일본 총무성·경제산업성: PDF
• AI 사업자 가이드라인(제1.2판) 개요(AI事業者ガイドライン 第1.2版 概要): PDF